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來源:筆記俠(IDNotesman

作者:蘭溪 

本文為《吃掉那只青蛙——博恩·崔西的高效時間管理法則》讀書筆記
 


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博恩·崔西做的事情,改變了他的一生:每每遇到問題,就去問/找到在這個領域的成功人士,並按照他們建議的方法去做,很快他自己也取得了巨大的進步。
 

縱觀整個職業生涯,他總結出了一個簡單的真理:

 

集中精力去完成最重要的事情,徹底地完成它們,並把它們做好,這是人一生取得巨大的成功、成就,贏得受人尊重的社會地位,獲取幸福感的關鍵所在。

 

幾個概念

 

吃青蛙的真相:“青蛙”是指你最艱巨、最重要的任務,它極具挑戰性,你做了就能帶來很大價值的事情。

 

吃青蛙定律1如果你必須吃的兩隻青蛙,那麼要先吃那只長得更醜的。優先處理更困難、更重要的任務,先難後易。

 

吃青蛙定律2如果你要完全吃掉一隻活青蛙,卻只是一直坐在那裡盯著它看,看得再久也無濟於事。要立即行動,持之以恆,直至全部做完為止。

 

打造正能量加速器:一項重要任務的完成,會使你的大腦釋放出內啡肽(endorphin),它會帶給你一種很“high”的感覺——正能量加速器,觸發你大腦中清醒、自信、有能力的自我感覺。

 

一旦你打造出這種正能量加速器,你就會下意識地用這種方式來安排自己的生活,你會不斷去啟動和完成那些更重要的事情和項目。你會逐漸對這種習慣上癮,會對事業的成功和做出的貢獻上癮,持續擁有正能量的感覺。

 

想擁有幸福的生活、成功的事業和良好的自我感覺的關鍵之一,就是完成重要的事情。

 

時間管理的真相:只有學會放棄,把時間和精力放在那些能夠改變你生活的重要事情上,才能有效地安排你所要面對的那些事情。

 

效仿成功人士:只要找出某個領域裡的成功人士是怎麼做的,然後效仿他們的做法,直到取得與他們一樣的成就,就可以實現自己確定的任何目標。

 

1

明確目標

 

首先,要確定你在生活中的每個領域要達到的目標是什麼,然後再決定把什麼作為你要吃的“青蛙”。

 

一個人對自己目標越明確,對實現目標的步驟越清晰,就更容易實現目標。

 

吃青蛙定律:把目標寫在紙上。

 

有一個方法對設定並實現自己的目標非常有效,它包括以下7個步驟:

 

第一步:明確你究竟想要什麼。

 

第二步:把你的目標寫下來。寫下來的目標就清晰化、具體化,且有生命力。

 

第三步:為你的目標設定一個完成的最後期限;必要的情況下,設定出子目標的期限。應該完成的任務+最後期限,保證你不會拖延。

 

第四步:列任務清單。把你所能想到的、所有要完成的事項都列在一個清單上。

 

只要你一想起新的活動,就添加到清單上。不斷完善清單,直到把所有事項羅列完整為止。這份清單能將你的目標和任務具象化。

 

第五步:進一步梳理整個清單,使之成為一份計畫。花一點時間,按優先順序順序來整理計畫。決定做事情的先後。

 

這裡有一個更有效的方法:

 

你需要在一張單頁紙上,把計畫中的任務用一系列具象的方框或圓形的流程符號表示出來,然後用直線和箭頭把每個任務連接起來,標明相互之間的關係。

 

這樣你把目標分解成一個個具體的任務之後,你會驚訝地發現,實現目標變得簡單多了。

 

第六步:根據計畫馬上採取行動。

 

第七步:每天解決一部分問題,向前推進主要目標的實現。

 

每天早晨,從當下最有助於實現你最重要目標的最重要的任務開始工作。

 

2

制訂計畫

 

你一定聽說過一個古老的問題:“怎樣才能吃掉一頭大象?”

 

答案是:“一口一口地吃!”

 

同樣的道理,你怎樣才能吃掉那只最大、最醜陋的青蛙?當然是用同樣的辦法。

 

把我們要做的事情逐步分解為一系列的行動,然後從第一步開始著手做。

 

亞力克·麥肯齊說:“不謀而動,是所有失敗的原因。”因此,計畫制訂得越周密,你就越容易克服拖延症、迅速行動、吃掉青蛙,並能不間斷地保持行動的狀態。

 

每天你只要拿出10-12分鐘來制訂計畫,就能節省出將近2小時的時間(約為100-120分鐘)。

 

1.針對不同目標制定不同的計畫

 

首先,擬訂一份總計畫。在這份計畫上,你把能想到的、未來能做的每一件事情都寫下來。

 

其次,制訂一份每月計畫。

 

再次,制訂一份每週計畫。

 

最後,制訂一份每日計畫。把每月計畫和每週計畫上列出的事項分配到每日計畫上,在每日計畫上寫出你在第二天需要完成的所有工作。白天工作時,每完成一項工作,就勾掉一項。

 

當一天工作結束後,要開始制訂第二天的計畫。把尚未完成的事項、需要在第二天完成的事項,都寫在第二天的計畫上。即使你入睡了,你的潛意識也會圍繞這個計畫轉。

 

當你第二天早上醒來,你的腦海中就會湧現出靈感,從而使你更好、更快地完成工作。

 

2.為專案制定一份計畫

 

無論你要完成什麼專案,在行動前,制訂一份計畫。在這份計畫上,把你要完成的工作、所需要執行的每一步工作都寫下來,然後根據它們的重要程度安排先後順序。

 

個人高效能工作的最重要法則之一就是10/90法則,即整個工作的前10%的時間用於制訂計畫、組織工作,那麼在實際完成工作的過程中將節約90%的時間。

 

提前把每天的工作計畫好,你的工作進展更順利,你做任何事情也會比預想得更快,結果更圓滿。

 

需要注意的是,把每一項主要目標和任務都寫在計畫上,然後根據優先順序和時間順序,把最重要的和需要最早完成的排在前面。

 

3

衝動消費就是變窮的元兇

 

吃青蛙定律:抵制誘惑,不被小事引誘。

 

只要我們能善用時間,就永遠不用愁時間不夠用。——歌德

 

80/20法則是時間管理和生活管理方面最有用的概念之一。它由義大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托在1895年首次提出。後來,他進一步發現,實際上所有的經濟活動都遵循著這一法則。

 

很多人忙忙碌碌,但幾乎看不到工作的結果,原因在於他們忙碌的是一些低價值的任務,對能產生最大價值的最重要的10%~20%的項目卻一拖再拖。

 

因此,當你開始工作前,首先問自己:

 

“在我所有的活動中,這項任務屬於最重要的那20%嗎?”

 

你每天一開始能完成最重要、最有價值、最複雜、最艱難的任務,每次處理任務也從最難、最有價值的部分開始。

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對於可以改變你的人生和事業的少數活動,你應該花費越來越多的時間;對於不影響你的人生和事業的低價值的大量活動,你花費的時間應該越來越少。

 

4

考慮效果

 

吃青蛙定律:未來的意義常常會左右目前的行動。

 

哈佛大學的愛德華·班菲爾德博士經過50多年的研究得出了一個結論,成功人士通常都是擁有長時間觀念的人。

 

他們都明確地以未來為導向,他們能想到未來5年、10年、20年的目標,並據此分析目前所做選擇和活動,確保當下的選擇和行動符合他們對未來的長期規劃。

 

因此,在開始做任何事情以前,你應當問自己:

 

“完成某項任務或不完成該任務,會對未來的發展前景有什麼影響?”

 

如果一項任務或活動具有巨大的發展前景,那麼你就應當把它放在高優先順序位置並立即動手去做。對任何必須要做的事情,一定要下決心把它做好。

 

吃青蛙定律:時間有限,任何人都無法做完所有的事情。

 

只做哪些以後能獲得正面效果的工作,做與完成最大目標有關的工作,你的時間是足夠的。

 

如果你想轉帳地完成計畫上最重要的任務,每次要問自己3個固定的問題:

 

第一個問題:

 

  • 我的最高價值工作是什麼?
  • 我必須吃的那只最大的青蛙是什麼?
  • 它會給你所在的組織、你的家庭、你的生活帶來最大的貢獻嗎?

 

這類似於照相前的對焦,你必須自己提問和回答,清楚自己最有價值的活動是什麼。

 

第二個問題:

 

“我只有把哪件事情做好了才會產生非凡的影響?”

 

即屬於你的這只特殊青蛙是什麼呢?其他人無法替代你完成的。

 

第三個問題:

 

“在此時此刻,對我來說最有價值的事情是什麼?”換句話說:“此時我最大的青蛙是什麼?”這是時間管理的核心問題。

 

在每天每個小時的時間單元裡,你問自己這個時間單元裡最重要的事情是什麼,然後約束自己不斷地將時間用在最有價值的工作上。

 

完成之後,有思考下一步最重要的事情又是什麼,如此迴圈。堅持要事優先的原則。正如歌德所說:“最重要的事情永遠最重要,不能被不重要的事情左右。”

 

這三個問題的答案越準確,你就越容易明確地設定優先順序順序,從而克服拖延症,開始下一步的活動,將時間利用價值最大化。

 

5

學會說“不”

 

吃青蛙定律:當你不再去做那些低優先順序的工作時,你的時間和生活才能完全掌握在自己手中。

 

優先處理最艱難、最複雜的任務,推遲做那些低價值回報的活動。同時決定那些哪些事情可以委派、授權給其他人去做,或不做。除去“小蝌蚪”的干擾,集中精力吃青蛙。

 

在時間管理的詞典裡,有一個最有力的詞——“不”。在不會造成雙方誤解的前提下,你可以彬彬有禮地對他人說“不”,而且一定要說地明白、清晰。

 

沃倫·巴菲特是全世界最富有的人之一,曾經分享他成功的秘密時這樣說道:“成功的秘密非常簡單,我會對當下不重要的事情直接說不。” 

 

在生活的各個方面,你都可以應用歸零思考法(zero-based thinking)來思考問題。

 

不斷地問自己:“如果我還沒有開始做這件事情,而且我已經知道做完的後果,今天我還會如此這般再做一次嗎?”如果答案是否定的,那麼這件事就應該創造性拖延或取消。

 

6

持續不斷地練習使用ABCDE

 

ABCDE法是一種極為有效的設置優先順序的方法,目的在於分清事情的主次。你每天都可以使用這種方法,簡單有效。

 

把每天/每項任務要做的所有事情全部列在紙上,並且在每一個任務前分別標上A,B,C,D,E

 

A類任務,表示一旦你完成它們,就會帶來很明顯的正向結果,否則會給你帶來非常大的消極結果。

 

如果A類任務不止一項,那麼你就應該在這些任務前分別用A-1A-2等標記所有的任務,而A-1就是你要吃的最大的、最醜陋的那只青蛙。A類沒做完之前,決不去做其他事情。

 

B類任務:指應該做的事情,如果你不做,後果並不十分嚴重,可能會讓一些人不高興。它是你工作和生活中的“蝌蚪”。

 

當你還有一隻大青蛙要吃的時候,決不要分心去吃一隻小蝌蚪。

 

C類任務:做了大家都愉快,不做也沒有人感到不悅的事情。

 

比如給朋友打電話,與同事吃飯或喝咖啡,這些事情對你的職業生涯沒有任何積極的作用。

 

D類任務:授權給他人去做的事情。你把本該做D類任務的時間留出來做A類任務。

 

E類任務:完全可以不做的事情,這些事情對你來說,沒有任何意義。

 

接下來的一個月,每天都練習使用ABCDE法來處理每一項工作。堅持一個月之後,你會養成先處理優先順序最高的任務的習慣,未來在你掌握之中。

 

7

聚焦關鍵結果領域

 

吃青蛙定律:你最弱的關鍵結果領域會影響你發揮其他技能的水準。

 

當一個人全身心地去做一件事,這個過程中他解決問題的能力將成倍增長。——諾曼·文森特·皮爾

 

關鍵結果領域是指為實現企業整體目標、不可或缺的、必須取得滿意結果的領域,是企業關鍵成功要素的集合,是對組織使命、願景與戰略目標的實現起著至關重要的影響和發揮直接貢獻的領域。

 

舉例來說,對公司領導或總經理而言,通過談判獲得銀行貸款是一個關鍵結果領域;對一位秘書或接待員而言,迅速有效地列印信函、打電話、引導來訪者都是關鍵結果領域。

 

人們完成這些任務的能力在很大程度上決定他們的薪酬水準和晉升機會。

 

一旦確定了你的關鍵結果領域,第二步是把這些領域的工作能力分成1-1010個等級。

 

哪個是你的強項?哪個是你的弱項?在哪些領域你能做得很好?在哪些領域你會做不好?

 

要清楚地認識到自己的劣勢在哪裡,然後為自己設定一個目標,制訂相應計畫,不斷充實、完善自己。也許你只需要在一個領域內有所改進,你就能成為業內最出類拔萃的人。

 

8

遵守“3個”定律

 

吃青蛙定律:在公司裡,時間的品質最關鍵;在家裡,時間的長短最重要。

 

無論身處何境,傾你所有,盡你所能。——希歐多爾·羅斯福

 

在你的所有工作中,只有3項核心任務對你的公司和組織最有價值。

 

首先列出一周/一月所有要做的事情。然後問第一個問題:“如果你每天只能做其中一項工作,哪項工作對你的公司貢獻最大?”你把這項工作找出來,並畫了一個圈。

 

接著又問第二個問題:“如果除此之外你只能再選擇一項工作,哪一項工作對你的公司來說最重要?”再次做出選擇。

 

接著又問第三個問題:“除此之外再選一項工作,哪一項工作對你的公司來說最重要?”再次做出選擇。

 

其實你對公司90%的貢獻都來自這3項最重要的工作,無論它們是什麼。你所做的其他工作都是輔助性或補充性的工作,可以交給別人做,或少做,甚至完全不做。

 

職場上最講究的是“貢獻”。對於一名職場人士來說,無論是經濟上還是感情上的彙報,都與自己所做的工作或貢獻成正比。

 

你必須為自己的公司做出更大的貢獻,你所做的最重要的3項工作就是你的價值所在。每天把所有精力全部放在這3項任務上。

 

同時在生活上,確定生活中最重要的3個目標,然後根據優先順序別進行排序。針對這些目標制定相應的計畫,然後全力以赴去實現。持續幾個月或若干年後,你會為自己取得的成就感到驚訝。

 

你應該永遠記住一個事實:提高工作效率的目的是與家人一起享受高品質的生活。

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工作時全力以赴,只有把自己的工作做到最好,才能獲得最高回報。與此同時,也要記得“聞一聞路邊鮮花的芬芳”,永遠不要忘記你為什麼要努力工作,不要忘記你投入如此多時間換來的一切是為了什麼。

 

你和自己所愛的人共同度過的時間越多,你的生活越幸福、快樂!

 

9

做好充分準備再行動

 

不管與生俱來的能力是高是低,你的潛力永遠大於你一生所表現出來的能力。——詹姆斯·T.·麥凱

 

克服拖延、提高工作效率最好的方法之一,就是在開始工作之前做好充分準備。

 

這個準備包含兩個方面:

 

一是將所有與完成工作相關的資訊、報告、詳圖、檔等資料收集在一起,全部放在手邊當你需要的時候不需要起身或離開座位去找。確保自己從工作開始到完成所需的都已經準備妥當。

 

二是為自己佈置出舒適、方便、適於長期工作的辦公環境,工位越乾淨、整潔,你越容易啟動手上的工作並專注於工作。

 

當所有的一切都收拾妥當、乾淨有序時,你會感到工作的過程是一種享受,同時你會像滿弓上的箭一樣,蓄勢待發,只需要一點點動力,就能著手處理最重要的工作了。

 

做事原則1只要大方向正確就行,邊幹邊調整。不要奢望第一次就能把一切做得盡善盡美。

 

做事原則2如愛默生所言,“迎難而上,一切都會迎刃而解”。

 

在通往成功的路上,我們最大的障礙不是缺乏能力、機遇,而是害怕失敗、害怕被拒絕,以及由此產生的對自己的懷疑。

 

10

每次到達下一個油桶

 

只要一步一個腳印,堅持不懈地努力,即使是資質平平的人也能取得非凡的成就。——撒母耳·斯邁爾斯

 

有這樣一句古老的諺語:“一步跨過院子難如登天,一步跨一英寸(=0.0254米)易如反掌。”

 

克服拖延症最好的方法之一:不要把自己面前的工作看作一個龐然大物相反,一次只處理力所能及的一部分。吃掉一隻大青蛙最好的方法之一,就是一口一口地吃。

 

多年前,博恩·崔西曾駕駛一輛破舊的路虎車穿越撒哈拉沙漠的中心地帶塔奈茲魯夫特,即現在的阿爾及利亞的偏遠地區。

 

這片沙漠方圓900平方千米,寸草不生,一望無垠,在過去的很長時間裡,曾經有約1300多人試圖穿越這片沙漠,卻中途葬身此地。

 

為了解決這片沙漠沒有任何指示標識的問題,法國人曾經用許多黑色的、容積為55加侖(=3.785升)的汽油桶來做標記,“每隔5千米安放一個汽油桶”,因為這個距離正好是人們橫穿沙漠時視線所及的最遠距離。

 

白天,無論在哪裡,都能看到2個汽油桶,一個是剛經過的,另一個是5千米以外的下一個汽油桶。僅僅按著“每次到達下一個汽油桶”的目標,就穿過了世界上最大的沙漠。

 

用同樣的方法,你可以一步一步地完成生命中最艱巨的任務。你的任務就是向自己視線所及的最遠的地方前進。

 

要完成一項艱巨的任務,你必須實實在在地邁出第一步,而且能清楚地看到第二步。

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記住這個建議:“大膽地前進,你會得到想要的。”專心致志、一次完成一個任務。這件事情高效、圓滿地完成之後,再接著做下一個任務。

 

總結

 

明確目標:確定自己究竟想要什麼。目標清晰至關重要。在每天開始工作之前,把你的目標全部寫下來。

 

每天提前做計畫:一邊思考,一邊把你的想法寫在紙上。你花在準備工作上的每一分鐘,都將使你在工作過程中節約5-10分鐘。

 

80/20法則用於你的所有任務。把你的精力集中在那20%的任務上。

 

考慮效果:你最重要的、優先順序最高的事情是那些將對你以後的生活或工作產生最重要影響的事情,無論其影響是正面的還是負面的。你應該最優先處理這些事情。

 

“創造性拖延”練習:既然你沒有時間去安排所有的事情,你就必須學會推遲處理那些沒有什麼意義的工作,從而騰出時間來處理那些少數的、重要的工作。

 

持續不斷地練習使用 ABCDE法:根據自己列出的任務計畫,在開始工作之前,先抽出一點時間,根據優先順序對這些事情進行安排,從而確保你先處理最重要、最有價值的事情。

 

聚焦關鍵結果領域:要想圓滿地完成自己的工作,你必須具備哪些能力和技能?找出答案,然後日益精進,解決上述問題。

 

遵守“3個”定律:找出你的工作中的最重要的件事情,你對公司90%的貢獻都來自這3件事情。無論如何,都先把這些事情做好,然後,你才能騰出更多的時間來安排個人的家庭和生活。

 

做好充分準備再行動:開始工作前,先把一切都準備就緒,包括所有的資料、資訊、工具、材料,以及你需要的資料,然後,你就可以全身心地工作了。

 

每次到達下一個油桶:如果你每次能階段性地推進下一步工作,那麼你就能完成最艱巨、最複雜的工作。

 

伽利略說:你不能教會一個人所有的事情,你只能引導他從自身出發,去解決問題。

 

每當發現一個管理時間的好方法時,我會立刻在自己的工作和生活中加以實踐。

 

11

升級核心技能

 

吃青蛙定律:在任何領域想要獲得成功的最低要求是,要不間斷地學習。

 

所有成功都有共通的意義,無論你的任務是什麼,堅持更多、更好地付出,都是確保你獲得成功的不二法門。——奧格·曼狄諾

 

“升級核心技能”是提供個人生產力的重要定律之一。個人能力和專業能力的提升是節約時間的最有效的方法之一。

 

找出能夠説明你更快更好地實現目標的、最有效的關鍵技能,決定你必須具備哪些核心競爭力,這些核心競爭力能夠在未來讓你在專業領域脫穎而出。

 

不管這些能力是什麼,你都要設定目標、制訂計畫、開始構建和提升該領域的能力。在自己能力所及的範圍內做到最好。

 

不要讓任何一個方面的劣勢或能力方面的缺陷妨礙你的進步。

 

任何一件事情/技能都是可以學習的。一旦下決心要學習某種技能,就把這些技能的學習作為高優先順序事項來完成。

 

成為大師的3個步驟:

 

每天至少閱讀1小時,以瞭解行業最新動態。每天早晨儘量早一點起床,閱讀30-60分鐘的圖書/雜誌,其中應包含有助於你提供生產力和工作效率的資訊。

 

參加有助於提高工作技能的每一堂課程和講座。坐在前排認真做筆記,並購買資料。下決心把自己培養成業內知識最淵博、最有競爭力的人。

 

一般開車一邊收聽你購買的音像資料。開車或通勤路上收聽專業內容,那麼你就能成為業內最聰明、最能幹、收入最高的人之一。

 

你學得越多,能學到的東西也越多。你可以像通過體能訓練強健自身肌肉一樣,你可以通過思維訓練來提高自己的智力。除非你的想像力有限,你的前途將是無限的。

 

12

找到最關鍵的限制因素

 

全身心地處理當前的任務。只有把太陽光聚焦到一個點上,才會讓物體燃燒。——亞歷山大·格雷厄姆·貝爾

 

現實與目標、與理想之間存在著一個瓶頸。只有突破這個瓶頸,你才能實現自己的主要目標和理想,你必須要清楚這個瓶頸是什麼。

 

  • 是什麼妨礙了你的進步?
  • 什麼拖累了你實現自己目標的進度?
  • 什麼阻止/影響你吃掉那只舉足輕重的“青蛙”?

 

在工作/生活中,無論做什麼,你都要定期進行分析,你可以把流程中的每個步驟都列出來,然後一一核對每個環節,這樣可以確定是什麼影響了你的進步,精確找出那個限制因素,並且專心解決該問題,那麼通常就能在更短的時間裡取得更大的進步。

 

運用80/20法則找出限制因素。通常限制和妨礙你實現自己目標的80%的因素來自內部(比如你的性格特質、能力、習慣、自律和競爭力)。

 

20%的因素來自外部。高效能人士經常對自己的劣勢進行分析,首先問自己:“什麼是制約我進步的內部因素?”從自己身上找問題,並努力尋求解決之道。

 

每一個限制因素和瓶頸問題解決後,新的問題又會不斷湧現出來。無論是普通職員,還是成功人士,都存在限制因素。你的任務就是,及時找出問題,然後儘快解決這些問題。

 

每天開始工作的時候,先解決一個制約你工作的瓶頸問題,這會讓你全天充滿活力和感染力。

 

無論如何,限制因素總會存在。通常,這個因素就是你當時要吃掉的那只“青蛙”。

 

13

自我設定壓力目標

 

成功的第一要素是:必須全身心地做一件事情,決不能有任何懈怠。——湯瑪斯·愛迪生

 

世界上有很多人,他們總是期待著貴人相助,把他們變成理想中的類型。但問題在於,這樣的救世主是可遇不可求的。

 

等待貴人的這些人,就像在根本沒有公車經過的大街上等待公車。其實,他們不對自己的人生負責,不對自己施加壓力,那麼只能一直空等下去。

 

大多數人就這樣白白耗費著自己寶貴的生命。

 

為了完全發揮自己的潛力,你必須養成給自己施加壓力的習慣。你必須自己選擇“青蛙”,然後根據優先順序依次吃掉一個個青蛙。

 

成為業內的領軍人物,把自己看成別人仿效的典範,時刻做到以身作則。

 

你為自己的工作和行為設定的標準應該高於別人對你的期望值。

 

讓自己早上上班更早,晚上下班更晚,白天工作更努力,把它當成遊戲。此外,還要不斷尋找超額完成任務的方法,不計回報地多做事。

 

心理學家納旦尼爾·布蘭登把自尊和性格定義為“自己打造的信譽”。你成一件事、敗一件事,都能提高或降低你的信譽。

 

無論何時,只要你督促自己全心全意地做一件事情,或者是你做到了其他人做不到的事情,都會極大地提升你的自信。

 

自己設定最後期限:

 

有一個最好的辦法能幫助你克服拖延症:假設距離完成最重要的工作的最後期限只有一天。

 

每天想像自己接到緊急指令,第2天你必須離開所在城市外出一個月。離開前,你一定要完成哪些事情?找出答案,並立即著手去做完你該完成的任務。

 

第二種方法:假設你因為業績突出,公司獎勵你外出度假一周,全部費用由公司承擔,但是你必須明天出發,否則這個機會就轉給別人,那麼出發之前,你必須要完成的事情是什麼?找到答案,理解著手去做。

 

此外,在開始最重要工作前,把每一個步驟都寫下來,然後確定每一步需要用多長時間。

 

在你一絲不苟完成這些工作的過程中,讓自己不斷與時間賽跑,並儘量提前完成工作。你可以把這個當作一項遊戲,讓自己勝出。

 

通過給自己施壓,你能形成快速、高效工作的習慣,會讓你受益一生。

 

14

激勵自己將理想轉化成行動

 

在追求冒險、成功、創造性活動時,人們才能體驗到超凡的樂趣。——安東尼·德·聖埃克蘇佩里

 

為了有最佳的表現,你必須做自己的啦啦隊隊長。你必須養成習慣,不斷訓練自己、鼓勵自己,從而讓自己在人生的比賽中,能一直發揮最佳水準。

 

無論是正面還是負面的情緒,你的大部分情緒都取決於你每時每刻與自己的對話。

 

決定你的感受的不是你遇到了什麼事情,而是你怎麼看到這些事情。你看待這些事情的方式,決定了它們能否激勵你,是讓你幹勁十足,還是讓你喪失信心。

 

控制你跟心靈的對話:

 

你對自己的評價、自愛、自尊的程度,在很大程度上決定你工作時自我激勵的程度,及能否堅持不懈地工作。

 

你應該總是以樂觀的態度面對自己,不斷地增強自信。

 

要經常對自己說:“我喜歡自己嗎?當然喜歡!”不斷重複這些話,直到你完全相信為止,並且言行舉止應當像一個能力出眾、處事果斷的人。

 

為了給自己提供持續的動力,克服懷疑、恐懼等情緒,你要不斷告訴自己:“我能做到!我能做到!”如果別人問你此刻感覺如何,你一定要告訴他們:“我感覺棒極了!”

 

無論你的真實感覺如何,也無論生活中發生了什麼事情,都一定要保持心情愉快,永不低頭。

 

建立積極的態度:

 

心理學家馬丁·賽裡格曼在賓夕法尼亞大學進行了長達22年的研究,並在《活出最樂觀的自己》一書中總結其研究成果。他認為,“樂觀”的性格是事業成功、生活幸福的最重要的品質。

 

樂觀主義者有4個顯著特徵:

 

第一個特徵:樂觀主義者在任何情況下都會去看事情好的一面。

 

第二個特徵:他們總是能從挫折和苦難中總結經驗,吸取教訓。

 

“困難的出現不是為了擋住去路,而是為了指明出路”。他們相信挫折和障礙中蘊含著有用的教訓。

 

第三個特徵:他們總是能極力找出問題的解決方法。出現問題時,不是去指責他人或發牢騷,相反,他們總是盡最大努力去尋求解決問題的方法,現在該做什麼?下一步該做什麼?

 

第四個特徵:他們會不斷地思考和談論他們的目標。他們總是想前看,而不是向後看。他們總是在思考自己究竟想得到什麼,如何得到他們想要的。

 

視覺化自己的目標和理想,並總是以積極的態度重複告訴自己。你會更專注、精力更充沛、更自信,且更有創造力,對自己的人生更有把握。

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控制自己的思想,讓自己總是保持積極的態度。記住,你會成為你想成為的那個人,所以,只說你想說的,只做你想做的。

 

勇於面對現實、承擔責任,使自己保持積極的心態。無論遇到什麼事情,都不要去批評、埋怨、指責別人。去改善,而不是責怪。集中思想和精力向前看,不理會其它。

 

15

技術是一個可拍的掌控者

 

除了加快速度,人生還有更重要的事。——甘地

 

高科技可以成為你最好的朋友,也可能成為你最大的敵人。當我們屈服於一種強迫性的需要,不斷地域他人進行聯繫,科技就變成了敵人。

 

科技會產生成癮的破壞性作用。人們早晨起床後,不自覺地查看手機,才肯下床。甚至早飯不吃,水沒喝,牙都沒刷,就快速跑到電腦前。

 

據研究,人們平均46分鐘會查看一下自己的智慧手機;另一項研究表明,人們平均每天會查看85次手機,該研究顯示:“人們查看手機的頻率是他們以為的2倍。”

 

怎麼辦呢?

 

在日常生活中,給自己留出一部分獨處的時間。每天上午和下午各安排一個小時,在這段時間裡,把所有的通信設備都關掉。你會驚訝地發現,沒有什麼區別!

 

每週都給自己安排一整天時間。在這一天裡,不開電腦,不用手機,也不使用任何方式與外界聯繫。到一天結束時,你會發現自己的心靈異常平靜,思路格外清晰。

 

當你騰出時間重塑精神能量之後,你吃青蛙會更有效率。

 

16

技術是一名出色的僕人

 

技術僅僅是工具而已。——梅琳達·蓋茨

 

技術進步的目的是讓生活更舒適簡單,而不是製造複雜、混亂和壓力。

 

你要利用技術工具週期性地提醒自己,什麼事情最重要;並阻止自己去做那些不重要的事情。技術可以讓你控制好通信、時間,甚至你的情感。

 

安裝一個任務管理軟體:為你最重要的任務創造一個數位化生活的特定空間,提醒自己在近期哪些最重要的任務,讓自己更高效和專注。

 

要像打掃自己的辦公桌一樣清理你的數位化工作空間。

 

遇到突發事件怎麼辦:你需要為家人,或老闆/關鍵客戶設置一個專用通道,確保發生突發事件時,他們能找到你。

 

17

高度的專注力

 

生命完全是一場專注力的修行,你專注於哪裡,你的生命就在哪裡。——克裡希那穆提

 

在大腦中保持對成功目標和高效生產力的追求。在你開始做任何事情之前,都要先問問自己,“這會幫助我達成最重要的目標嗎,還是僅僅是一個干擾而已。”

 

多工引發的幻覺:很多人相信自己可以同時處理多個任務,可以在各任務之間來回自由切換,可以反復不斷地轉換注意力,就像搖擺不定的探照燈從一個物體找到另一個物體上那樣。

 

處理網路上的一個突發事件後,人們通常需要花費7分鐘才能完全將注意力從前一件事情上轉回到原來的任務,然後繼續工作。因此,一個人每次只能專注地處理一件事。

 

被驗證的結論:

 

清晨不要檢查郵件。這樣才會避免新郵件刺激大腦,釋放出全天的多巴胺,分散注意力。讓你的通信設備處於關閉狀態。

 

因特殊原因,需要查看郵件,那麼需要儘快切換到郵件處理狀態,迅速地結束。關掉電腦和手機的提示音,停止不斷引發注意力中斷的刺激。

 

下決心每天查看兩次郵件,把時間定在上午11點和下午3點,處理完後關閉郵箱。給他人提供一個在緊急情況下可以找到你的電話號碼。

 

開會時,不要中途接聽第三人的電話,因為這些舉動對對方而言是不禮貌的。一定要為對方100%地專注。這一條也適用在家裡。

 

把生產力提升到兩倍:

 

每天提前制訂一整天的計畫,選擇出你最重要的任務,然後開始完成該任務,直到全部結束為止,再開始做其他工作。

 

持續不間斷連續工作90分鐘,期間不要有任何干擾和注意力的分散,然後讓自己休息15分鐘。

 

同上。

 

完成了為期3個小時的工作後,你終於可以獎勵自己查看郵件,刺激多巴胺衝擊你的大腦了。

 

養成每天上午首先抽出連續3小時完成重要工作後,你將讓你的生產力提升到兩倍,克服全天不定期查看郵箱/手機的陋習。

 

18

乳酪和香腸工作法

 

習慣在養成之初就像一根看不見的細線,但是我們每重複一次習慣,這根線就會變得更粗壯一點,最終它會變成一條粗大的纜繩,把我們的思想和行為牢牢拴在上面。——奧裡森·斯韋特·馬登

 

香腸工作法:即把這項任務分解成多個部分,一次只解決其中一部分,就像一次只吃一片香腸一樣,最終你能吃掉一整根大香腸;就像一次咬一口大象一樣,最終你能吃掉整只大象。

 

從心理學角度,每次只做大工程的一小部分,要比從整體入手容易得多。你會獲得一種內驅力,激勵你不斷前進,直至完成任務。

 

任務分解的“乳酪工作法”:其原理是,每次解決任務中的一個環節之後,就在任務清單上打一個洞,打過的洞就像一塊乳酪上的洞一樣。

 

當你安排一個特定的時間段來完成一項工作時,就可以使用乳酪工作法。這個時間段可以只有5分鐘或10分鐘,時間走完後你再去做其他事情,用這種方法每次你只吃一小口青蛙,要麼休息,要麼去做其他事情。

 

如果一項工作讓你望而生畏,無從下手,可以嘗試“香腸工作法”或“乳酪工作法”。這些技巧對克服拖延極有幫助,會給你帶來意想不到的效果。

 

有好些暢銷書作家朋友,他們在動筆寫一本書之前,只下決心每天寫一頁,甚至只寫一段,直到最後寫完一本書。

 

19

創造整塊的時間

 

如果你把全部精力集中於一組有限的目標上,那麼你的未來將不可限量。——尼杜·庫比恩

 

多思考和嘗試用各種不同的方法來節約、安排或創造大塊的時間。用這些時間處理那些重要的、長期能產生重大影響的任務。

 

比如固定的時間段給客戶打電話,每天抽出30-60分鐘的時間用於鍛煉,比如睡前的15-30分鐘用於閱讀。

 

高效能人士總是提前安排每一天的工作,安排特定的時間段處理特定的事情。一次完成一項重要工作。

 

根據計畫表,可以安排大塊的時間進行某一項工作,把精力集中在你負責的最重要的工作上。最好的習慣是每天早早起床,在家裡工作幾個小時,沒有人打攪你的工作。

 

充分利用旅行/中轉時間等碎片時間,用來處理一些龐大任務中的一小部分。

 

20

保持緊迫感

 

不要盲目地等待,時機永遠不會“恰到好處”地到來。從你現在的位置開始工作,運用你需要的、能找到的任何工具。在前進的過程中,你還會找到更好的工具。——拿破崙·希爾

 

高效能人士一是願意花時間去思考、制訂計畫、確定事件的優先順序,二是能行動迅速、意志堅定地投入工作,朝著自己的理想和目標前進,從容不迫、循序漸進。

 

一般人常常陷入盲目地社交,從事那些無謂、低價值回報的工作,而高效能人士已經完成了不計其數的工作。

 

引爆自身的高效能:當你活力四射地投入自己的工作的時候,你的大腦進入一種充滿激情的狀態,即“心流”的狀態。這種狀態下,你的頭腦更清晰、更具創造力。

 

擁抱“心流”的方法之一是:培養一種緊迫感。

 

這種緊迫感就好像自己在和自己賽跑,一旦產生了緊迫感,你會建立一種“行動偏好”,面對一件你即將處理的事情,你會立刻採取行動去完成,集中注意力,關注能夠立即實施的步驟。

 

激發動能:當你變成“行動派”後,你就啟動了成功的“動能法則”。

 

其具體內容是,克服慣性進入動態,需要消耗大量的能量,但是要保持這種動態,所需要的能量卻少得多。

 

你行動的速度越快,你的工作能力就越強,才能就越出眾。當你承擔一項任務時,應當迅速完成並及時向領導彙報結果。

 

如果你想讓自己馬上投入工作,最簡單有力的方法之一是不斷對自己重複:“馬上行動!”

 

當你覺得自己工作速度放慢,或因為別人的談話而分心,或掙扎從事一些低價值回報的工作,你該對自己說:“繼續工作!”

 

21

單獨處理每一項任務

 

力量的真正秘密在於此。學習如何使用資源,然後在特定的時刻把它集中使用在特定的事情上。這一習慣要通過反復實踐才能形成。——詹姆斯·艾倫

 

立刻行動!現在就確定對你來說最重要的工作和任務,然後立刻全身心地投入這項工作。

 

一旦開始工作,就約束自己,全力以赴,不受外界干擾,也決不分散自己的注意力,直到工作100%完成。

 

你自律越強,你越能沿著“效率曲線”不斷完成進度,你高品質、高效完成的工作越來越多,耗費的時間越來越少。

 

相反,每中斷一項工作時,你就回到了“效率曲線”的穀底,你重新回到原來工作的時候,工作難度都會加大,完成工作所耗費的時間變得更多。

 

自律是關鍵:《致加西亞的信》中,阿爾伯特·哈伯德將“自律”定義為:在應該做某件事情的時候,約束自己去做那件事情,無論自己當時想做還是不想做。

 

所有這一切的關鍵是,確定當前對自己而言最重要、最有價值的事情,然後“吃掉那只青蛙”。

 

總結

 

升級核心技能:你在自己的關鍵領域內知識越全面,技能越嫺熟,你動手就越快,任務完成得就越早。

 

找到最關鍵的限制因素:確定影響你實現目標的瓶頸和主要障礙,無論是來自外部還是內部,然後集中精力消除這些障礙。

 

自我設定壓力目標:假設你即將離開所在的城市外出一個月,離開之前必須把所有重要的工作都處理完。

 

激勵自己將理想轉化成行動:做你自己的啦啦隊隊長。在任何情況下,都尋求事情積極的一面。把精力集中在如何解決問題上,而不是問題本身。要保持樂觀向上的態度。

 

技術是一個可怕的主人:把你的時間收回,不要讓各種技術分散你的注意力,停止做技術的奴隸。學著經常把手機設備關機,並放在一邊。

 

技術是一個非常優秀的僕人:用技術工具幫你自己處理最重要的工作,把自己從最不重要的工作中解放出來。

 

集中注意力:停止不斷地打擾和分心,影響你正在完成的最重要的工作。

 

乳酪和香腸工作法:把複雜而又艱巨的大任務分割開來,變成許多部分,每次只處理一小部分。

 

創造整塊的時間:為自己安排一份日程表,然後留出大塊的時間來處理對你來說最重要的事情。

 

保持緊迫感:養成迅速處理關鍵任務的習慣,把自己培養成一個能迅速、圓滿完成工作的人。

 

單獨處理每一項任務:根據事情的優先順序安排優先處理哪些事情,然後立即著手處理最重要的、必須優先處理的事情,全心全意地去做這件事情,決不中途停止,直到100%完成為止。這是工作高效、個人生產力最大化的關鍵所在。

 

下定決心,每天都實施這些規則,直到它們成為你的第二本性。一且你在時間管理方面養成上述習慣,讓這些成為你個人管理的永久習慣,你的前途將不可限量。

 

馬上行動!吃掉那只青蛙!


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