本文為黑主任第41篇原創文章
hello~我是黑主任(,,・∀・)ノ゛
之前曾有同學私訊黑主任,問「PPT甘特圖應該怎麼做才好?」
今天我們就一起來聊聊甘特圖的簡報製作~甘特圖在職場上的運用範圍非常廣泛,行銷人員要用甘特圖做推廣進度表、專案經理要做項目進度表、電商運營要做活動籌備進度表...可以說只要涉及到【工作分配協調】和【時間進度管理】就離不開甘特圖的使用~
甘特圖有著框架清晰簡約、一目了然等優勢,然後看上去簡單的甘特圖其實蘊含著大學問
有時我們經常見到的甘特圖是這樣的:
這樣的~
還有這樣的~
你注意到了嗎?大多甘特圖都是用EXCEL或專門的軟體繪製的~
但是我們做PPT也需要用到甘特圖怎麼辦呢?
而且由於EXCEL製作的甘特圖往往資訊量過多,是不適合放置在簡報里的(︶︿︶)
怎麼辦呢?別擔心~
黑主任今天就要和你分享PPT甘特圖的簡易製作方法ヾ(*・▽・)ツ
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PPT甘特圖必備三要素
一般來說,當我們製作甘特圖時,需要涵蓋很多面向的資訊,隨便說幾個:
- 項目名稱、時間(開始、結束工期)、所需成本和資源
- 負責部門、跟進人員、各自負責的職能劃分
- 項目之間的關係承接、任務關鍵節點的決策權
- 及時調整各個項目的工時和資源調度、應急備案
……
一般來說,甘特圖是越全面越好,俗話說「善於做加法的人,才能做出優質的甘特圖」
但我們在簡報中使用的甘特圖,卻是必須善用減法,不是越多越好,而是越簡易直觀越好
PPT甘特圖什麼都可以刪,但有3點關鍵元素必須保留:
① 甘特圖主題
② 橫軸時間節點及縱軸項目/人員陳列
③ 各項目所需時間資源及備註
除後面兩點外,這裡需要特別說明的是第一點:甘特圖的主題
【甘特圖的主題】其實就是最大、也是最重要的減法
一般來說,一個甘特圖往往會同時涵蓋多個面向的進度,比如一個新產品上市營銷活動,會同時涵蓋市場行銷、媒體公關、品牌、商務…等多個面向和其所屬的細分項目,而我們在做簡報時往往只需篩選出你所需要匯報的主題,比如市場部的甘特圖匯報,就單獨羅列市場行銷的細分項目甘特圖即可。
如果你說,我就是要匯報全部面向的進度怎麼辦?
那也簡單,只需匯報各個面向主進度即可,不需一一列出執行的細則,一定要記住,不同層級的甘特圖匯報,看的重點是不一樣的,管理高層只需知道各個面向的大進度和概況,不需要知道你執行面過細的東西。
PPT甘特圖的美化方法
步驟①確定簡報風格與甘特圖主題
我們要做一份深色背景,帶點科技風的【市場行銷進度甘特圖】
首先確定風格并確定主題
步驟②陳列橫軸時間節點與縱軸項目/人員
步驟③列出各項目所需時間進度條
最後在進度條上面,我們還可以寫上負責人的名字或是備註事項
這樣一來~我們就完成了一份簡約清晰的簡報甘特圖啦
當然,我們還能給【進度條】填充不同的顏色,營造一種漸變的設計感
再加些設計元素修飾,是不是好看了不少呢XD
看起來很簡單,可是進度條老是畫不好怎麼辦?
如果你畫進度條不在行(老是變形,很難對齊),那麼黑主任再教你一個方法
繪製表格輔助製作甘特圖
比如下圖這樣
繪製進度條就變得非常簡單了,還可以給進度條添加不同的顏色做修飾,如下:
但是有一點務必要注意!多種顏色的使用只能運用在【進度條】上,橫縱軸的配色要慎重,不能為了追求美觀而使用過多的配色,不然會顯得過於花俏,比如下圖的對比:
畢竟配色的使用不僅是為了追求美觀,更是為了【統一】與【區隔】服務的~
若你喜歡本次範例及甘特圖模板
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鑒於甘特圖從0到1手繪製作較為麻煩,因此黑主任也為你準備了模板福利:
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